采购询价

元器件分开报价、合并发货,怎样分别核对报价与交付范围?

报价分组与发货分组可以不同,但需要逐行关联。保留各报价的条件、数量和确认状态,再核能否合并及具体交付安排,不因“合并”推断时效或费用。

发布日期 更新日期 作者:活库 ReStock

两批需求分别取得报价,后来希望一起发货,可以把报价确认和发货安排分别记录,再建立对应关系。“分开报价”不自动表示必须分开发;“合并发货”也不能反过来覆盖各报价原有的型号、数量与条件。

报价范围与发货范围各自留编号

图片来源:本稿原创示意(非实拍)

先保留每份报价原来的适用范围

报价号、版本、完整型号、数量、批次和包装等条件,应能对应本次需求。某一行仍在等待批次核实,就继续保留该状态,不因为它与另一份已确认报价放在同一个文件夹里,就视为已经齐套。

价格和有效期也沿各自报价保留。是否可以合并运输,是另一个需要确认的问题,不能用一张合并清单代替报价原件。

为拟合并的发货另建对应关系

以下为假设的资料整理例子,不是真实订单或平台自动操作:

表格可横向滑动查看

报价引用

该行数量

当前确认状态

拟纳入的发货组

Q1第1行

100颗

型号和数量已确认,包装待确认

S1,暂列待核

Q2第2行

40颗

该行条件已确认

S1,合并安排待确认

S1只表示正在讨论的发货关联,不是已经发货的凭证。两个数量也不应脱离型号直接加成“140颗同一物料”;要先保留各行的身份和单位。

合并前,把交付目标说成可核对的条件

建议说明希望同批出库、同一运输批次,还是同一天到货。这几种目标不同,不能只用“一起到”概括。对供货地点、包装隔离、批次标识、运输费用及所需单据,可围绕实际需求逐项沟通。

如一行需要先用,另一行尚待核实,应由采购方明确是否等待全部就绪、先发已确认部分,或调整合并范围。本文不预设某种方案更省运费,也不承诺活库对所有物料均可合并交付。

条件变化,更新关联而不覆盖历史

若Q2修订了数量或包装,先核影响的是哪一行、哪一版报价以及哪个拟发货组。仅更新S1的说明而保留旧Q2数量,会让接手者看到两组不一致条件;直接删除旧报价,又会丢失讨论过程。

可以保留原版、新版和本次采用版本,逐项标明尚未确认事项。最终订单、实际发货单与签收记录分别沿真实事实留存,不以“计划合并”替代已确认订单或已收货。

发起活库BOM询价时,可在已有清单旁说明需要分组报价、希望合并交付的行,以及不可等待的需求。业务再按具体物料、批次和数量核对可行安排。

FAQ

两份报价计划一起发货,价格会自动合并成一个条件吗?

不会自动合并。各报价的适用型号、数量、版本和条件仍需分别确认,合并安排另行沟通。

一行还没核实,就能把整组标成已就绪吗?

应保留该行待核状态,明确等待、拆分或调整范围的决定,不把拟发货组当成全部就绪证明。