先保留收到的原表，再建立与原行对应的反馈记录；核实后的改动写入新版本，不能直接把多份意见覆盖到唯一一份清单中。反馈可能是建议、补充材料，也可能是对原信息的否定，只有分清其性质和确认状态，后续人员才知道一项变动依据什么。
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01 留下原表，并固定原行对应关系
原始文件按收到时的状态留存，记录来源编号、接收时间及文件版本，日常整理另用副本。来源编号用于内部追溯，不应暴露货主身份；原表中的成本、联系方式和内部料号也不要随整理副本转作公开材料。
已有原行ID就沿用；没有时，可另建文件、工作表与原始行的对应索引。排序、拆行或合并显示后，仍保留这项映射，不能只用当前表格行号追溯。相同型号也可能来自不同批次或包装，未确认前不要仅凭型号把记录合成一行。这里的索引是内部整理建议，不是新增提交门槛。
02 每条反馈分开记录建议与证据
建立反馈表时，可逐条列出：原行ID、涉及字段、原值、建议值、反馈来源编号与时间、所附依据、处理状态。来源与证据是不同概念；“某次沟通提到”能够定位信息出处，却不自动证明新数量或日期码正确。没有附件或确认记录时，如实写待补。
一份反馈涉及多个字段，宜拆成可分别核对的事项，避免一句“资料已更新”包住型号、数量和包装的全部变化。状态可以采用待核、待补、已采纳或不采纳等内部标签，并写明理由。收到反馈只表示收到信息，不能直接改成已核实库存、已同意处置或已接受某项条件。
03 冲突保留并列，按依据逐项处理
同一字段出现不同建议时，把各意见及其依据并排保留，不按“最后收到的一份”自动覆盖。先核对意见是否针对同一原行、同一包装和同一时点；对象不同，可能需要分开记录，而不是强行选一个值。暂时无法判断，就保留原值和冲突说明。
以下是内部整理的假设示例，不是现有网站功能：原行R1；字段可拆包装；原值待确认；意见A可拆；意见B需包装资料；依据未获取；状态待补；处理为保留原值、不覆盖。R1仅为示例行号，不是客户编号。可将包装材料列为待补项，待有权限的相关人员确认后再更新整理版。是否采纳及其适用范围都留下记录；数量、底价、处置方式等不同事项分别确认，不用一次字段修改替代其他授权。
04 生成新版本，再核对差异与公开范围
采纳的改动进入新的整理版本，同时保留原版、反馈表和变更说明。Microsoft官方介绍的Show Changes可辅助查看单元格修改，Spreadsheet Compare可比较两份工作簿；工具是否可用及能显示哪些修改，应按实际环境核对，不能替代独立留存原表与反馈依据。来源：Microsoft修改记录说明、工作簿比较说明
交接前核对新版本的增删行、关键字段和待核事项，确认每项变化能回到原行及处理记录。内部追溯与对外展示应分开准备：活库公开说明列明原始清单、内部料号及可识别货主的标签或照片不公开；公开副本也应检查文件名、图片及其元数据，内部原件保留。来源：活库清单公开范围说明
需要处理呆滞库存时，可通过活库提交呆滞清单，提供已有物料信息，并把尚未确认的差异或条件另行说明。