因为样品数量相同，取样来源也可能完全不同。只记录“已检若干颗”，无法看出样品来自一个包装、多个包装，还是仅来自最容易拿到的位置。写清来源与抽取方法，是让检查记录可追溯的基础，也能帮助后续判断哪些部分尚未被检查；它不是整批质量保证。
图片来源：活库内容编辑 / 本稿原创示意图
01 先界定本次待检查的对象
抽样前先说明此次处理的实物范围：哪些清单行、哪些包装、已知型号及批次信息是否一致。包装组只是管理取样对象的方式，不能直接当作制造批次。相同外箱、相同料号或相近标签，也不足以自行认定可以合并为一个批。
NIST对批接收抽样的介绍强调，从批中随机抽取样品，再按方案的信息作接收或拒收等处置判断；其目的不是直接估算整批质量。由此可见，首先需要说清“批”指哪些对象，以及采用什么方案。本篇仅讲记录方法，不给所有物料通用的样本量或接收数。来源：NIST接收抽样介绍
02 样品编号要能回到具体包装
可在内部记录中为待抽取的包装设置可追溯编号，再将每个样品关联到包装编号、包装内位置或可记录的取出顺序。编号方式由现有流程决定，不必为了写稿重建管理体系。标签缺失、包装已拆开或样品转移过的情况，应如实说明，不能补成仿佛原始状态完整的记录。
空白模板：样品编号：＿＿＿＿｜包装编号：＿＿＿＿｜包装内位置或取出顺序：＿＿＿＿｜抽取方法/方案依据：＿＿＿＿｜检查项目：＿＿＿＿｜结果位置：＿＿＿＿｜偏差/未覆盖项：＿＿＿＿。仅填真实记录，未知项写“待核”；包装编号不能据此推定制造批次。此模板是记录建议，不表示已完成检验或具备某种检测能力。
例如，三个包装均已纳入检查对象，却只从第一个包装取样，记录就要明确这种覆盖范围。即使样品总数满足某个数量要求，也不能在没有方案依据时说其自动代表另外两个包装。拍照可辅助对应，但应与文字编号一致；对外展示前处理条码、二维码及身份信息，内部原始记录妥善保留。
03 抽取方法与实际偏差一并记录
写明抽取是按既定随机方法、系统规则还是受条件限制的方便取样，并保存所用依据。只拿表层、只拿已开封包装或仅选外观较好的样品，都可能改变样品覆盖。若计划与实际不同，记录原因及影响，由负责人员判断是否需要补取样；不能事后把方便取样改称随机抽样。
NIST将接收抽样方案描述为抽样方法与决策规则的组合，单次、二次等方案的后续动作也不同。因此，样品从哪里来与结果怎样处置，都应对应已选方案，不可只借用其中一个样本数。具体方案、风险和判定准则，需要结合物料用途、批的定义及双方约定确认。来源：NIST抽样方案类型
04 结论说明已覆盖与未覆盖范围
一份可接续的记录，可包含对象范围、包装清单、取样方法、样品与包装对应、实际检查项目、结果记录位置及未覆盖项。若某包装因安全或状态限制未打开，应保留原因，不能写成“已检查无异常”。需要进一步测试时，也分别记录待办，不用一张照片代替全部结论。
对结果的描述应限定在本次样品、项目和条件内。后续能否据此作批处置，要按适用方案和授权流程判断；电性能、保存状态、来源或其他未检查问题不能一并宣布通过。先把样品来源写清，既便于复查，也能让采购与品质围绕同一份实物范围沟通。
如采购项目有需要事先说明的品质或资料要求，可在活库提交采购或BOM需求，写明已知要求与待确认项；具体检查范围需进一步确认。